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協作整合

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協作整合成就行動化辦公室及視訊會議溝通平台

前言
工作於同一團隊或任務的員工並不一定身處在同一個地區,或是同一辦公室,但他們需要有身處在同一個地方的感覺,以達到最優秀的工作表現。與過去相比,現今組織更需要為每一位員工,提供即時且可容易進行協同合作的工具,讓員工能夠順利地完成工作。以往協作式會議系統解決方案皆分為「硬體」、「軟體」兩大類型,礙於整合困難,必須擇一購買。本篇內容將介紹如何透過傳統視訊整合、雲端協作或是整合行動裝置應用的建置,選擇一個最佳的解決方案。

一、    協作整合持續成長,成就視訊會議使用率的提升
統計數據顯示面對面進行協作式溝通,至少可提升70%以上的效率,透過肢體與表情不僅能加速溝通成效,甚至還可能提早結束會議。企業透過協作式會議系統的建置,大幅的增加溝通效率並減少開支。也因此整體協作整合會議的市場規模持續不斷地增長(圖一)。但是溝通模式,並不只有單純坐在會議室,透過傳統視訊方案開會。在工作的流程中,尚有許許多多協作(Collaboration)場景,舉例來說,不管是IM、E-mail、語音、整合通訊(UC)或是透過行動裝置進行視訊,都應該視為協作式會議系統建置的範疇。
圖一 協作式會議系統持續成長

以往線上會議或網路會議都有各自一套系統,而視訊會議又是一套獨立的系統,麟雲資訊已經可提供讓不同系統結合在一起的服務。舉例來說,在外辦公的員工不論身在何處都可以透過WebEx加入,而在組織內部依然可以使用視訊會議系統,透過SIP串連起來一起開會,包括語音、視訊還有簡報資料都可以共享。可以整合或採用的解決方案,列舉如下:
1.    傳統視訊整合建置的解決方案
思科開發產品,依使用者為中心,觀察使用者習慣來調整設備的設計,回顧2014年度協作終瑞產品,諸多思科品項榮獲德國紅點設計大獎(Red dot design award)的認同,包括以下:
(1)    採用業界最新H.265技術的SX80視訊編解碼器
(2)    具有智慧臉部辨識及語音三角測量技術的Speaker Track60雙鏡頭系統
(3)    網真視訊會議室設備MX700 & MX800系列
(4)    易於安裝部屬的視訊會議室設備MX200 & MX300G2系列
(5)    All-in-One超輕量化SX10視訊設備終端(圖二)
圖二 以使用者為中心調整設備的設計

其中最值得說明的是第(2)、(5)項。以往,為了保持視訊會議不被干擾,IT管理者通常不會刻意調整切換攝影鏡頭,或是預先安排好拍攝的位置及方向,或是指派專人掌控鏡頭……等等解決方法,雖然問題是解決,但總是缺乏了一些彈性。如果,IT管理者已採用上述的解決方式,建議可以採用思科智慧語音跟蹤系統(圖三)。Speaker Track60支援雙鏡頭,而鏡頭採用臉部辨識和語音辨識來追蹤會議室中正在發言的人,思科智慧語音跟蹤系統會將自動聚焦於發言者。而當有人使用白板寫字或畫圖時,此追蹤功能甚至可以聚焦於白板上正在書寫的文字或圖像。
圖三 智慧語音跟蹤系統將自動聚焦於發言者

一體成型All in One的1080P視訊設備終端SX10(圖四),機身結合編解碼器和廣角高倍數攝影鏡頭,只要插上PoE以及HDMI線路,兩分鐘內就可快速安裝在一般標準螢幕,可以達成輕鬆且快速召開視訊會議的需求。
圖四 SX10:兩條線輕鬆安裝1080P視訊設備終端

2.    雲端協作整合的解決方案
高階主管或同仁常需要外出洽談公務,對於高層人員或外出的同仁來說,「時間」才是最主要的差旅成本,交通往來所耗費的時間,已遠遠超出金錢上的花費。透過以下的解決方案,可讓高層人員或外出的同仁仍能達到面對面般地與會效果,不但能有效進行時間管理,更能排除許多無法預期的差旅變數。
(1)    私有雲協作
多功能IP Base的交換機可說是思科協作方案的核心,該平台出廠時,已事先安裝好VMware ESXi,並且預先安裝話務系統(Communications Manager,以下簡稱CUCM)、Prime維運管理系統、留言系統(Cisco Unity Connection)、會議資源管理(Conductor)、訊息系統(IM & Presence),以及客服系統(CCX)等功能(圖五);以往,上述的軟體都是需要個別安裝與建置的軟體,目前,都已經預先安裝。舉例來說,Cisco Business Edition 6000與7000,前者適用於人數一千人以下,後者則是適用於千人以上的環境。從行動裝置上的Jabber、網路電話機、桌面端視訊裝置、協作終端,皆可由單一CUCM系統平台進行呼叫控制、設定配置、維護,IT管理者只要一套管理政策即可套用至眾多終端設備。
圖五 融合語音、視頻、即時通訊、視訊會議一體的協作架構

(2)    公有雲協作
思科的協作會議室(Collaboration Meeting Rooms,CMR)雲端服務透過WebEx Meeting Center與協作終端整合,讓協作終端、Jabber、Microsoft Outlook、Microsoft Lync 2010/2013等不同用戶皆可透過會議專用的SIP URI加入(圖六)。在通訊時,使用者在視訊會議同時觀看其他使用者分享的文件內容或是桌面的畫面,可以更加清楚地理解會議內容。另外,也可搭配電子白板、內容註解以及檔案分享模式,讓外出的同仁能即時掌握組織內部的訊息。
圖六 點擊會議連結,即可參加會議

二、    協同整合成就行動化裝置的應用-Cisco Jabber & Jabber Guest
組織內部用戶協作不易擴散至組織外部用戶,如訪客、上下游供應商、客戶或合作夥伴,但透過通訊閘道及行動協作軟體,可讓分散式團隊進行合作。

(1)    協作式溝通閘道器(Remote and Mobile Collaboration with Expressway)
Cisco Expressway-為Cisco通訊閘道,能確保語音、IM及語音通訊等即時通訊,透過設定policy防止駭客攻擊,亦能建立視訊防火牆強化協作式會議系統架構的安全;Expressway的設計有兩個元件,Expressway-C是規劃放置於內網扮演Client的角色,另外一個Expressway-E是規劃於DMZ區扮演Server的角色(圖七),兩者之間使用Transport Layer Security協定加密,並與行動協作軟體Jabber或協作終瑞整合使用,使組織外部的用戶可以安全地連接到內部業務的協作工具,無需透過VPN連接,支援移動員工和分散式團隊進行合作。
圖七 支援移動員工和分散式團隊進行合作

(2)    與交易夥伴行動協作
Jabber Guest為Cisco行動協作軟體,可整合連接Expressway,讓訪客、上下游供應商、客戶或合作夥伴透過WebRTC的技術,安全存取協作式會議系統(圖八)。透過這樣的連線方式所呈現的語音及視訊效果會比使用SSL VPN加上Jabber連線的方式要來的好,可媲美分機互撥的音質效果。
圖八 透過行動裝置進行視訊溝通

結語
整體協作策略和架構不僅涉及技術,也影響著組織的流程和文化。我們運用部署協作終端、雲端協作、通訊閘道等等解決方案,並充分運用現有的網路基礎架構,將組織內部、上下游供應商和客戶串聯起來,進一步加速解決難題或挑戰……,為協作式溝通解決方案帶來高價值的優勢。
麟雲資訊一方面提供傳統視訊解決方案,涵蓋桌上型視訊會議系統、會議室型視訊系統到頂級效果的網真設備(TelePresence),而另一方面也提供了網路視訊會議服務,使用者可透過行動裝置進行視訊溝通;還針對組織既有投資提供保護,讓微軟Lync或是透過第三方標準協定的視訊解決方案都能整合溝通。
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